گاهی خریدار به‌طور مشخص قصد خرید محصولی مشخص با اطلاعات کاملا دقیق و قطعی را دارد. در این هنگام، با صدور و ارسال درخواست استعلام، اقدام به‌دریافت قیمت و شرایط معامله از تامین‌کنندگان منتخب می‌نماید. با پاسخ‌دهی تامین‌کنندگان و پیمانکاران، خریدار می‌تواند با بررسی اطلاعات، مناسب‌ترین قیمت و شرایط را جهت خرید انتخاب کند.

در این درخواست، خریدار علاوه بر قیمت محصول، به‌صورت شفاف نیاز خود را تشریح می‌نماید و فروشنده می‌بایست به‌تمامی موارد مطرح شده پاسخ دهد. این موارد می‌توانند شامل عناصر زیر باشند:

• مشخصات کامل فیزیکی محصول
• مشخصات فنی همراه با ضمائم مربوطه
• عوامل موثر بر قیمت محصول
• مقدار مورد نیاز
• نحوه حمل
• محل و شرایط تحویل و نصب محصول
• امور مربوط به پرداخت و بانک
• نوع و شیوه پرداخت
• چگونگی عقد قرارداد، فسخ قرارداد و مفاد آن
• شرایط تضامین مرجوعی، گارانتی و استرداد وجه
• و...

در تنظیم و تهیه قراردادها و اسناد همکاری در حوزه‌های مختلف صنعتی، چه داخلی و چه بین‌المللی، طیف گسترده‌ای از شرایط مختلف باید مد نظر قرار بگیرند. از آن‌جاکه معمولا RFQ ممکن است به خرید قطعی منجر شود، در شرایط خاصی می‌تواند از نظر قانونی برای طرفین الزام‌آور باشد. از همین‌رو، توجه به جزئیات و در نظر گرفتن تمام جوانب و شرایط معامله، از سوی خریدار در آن لحاظ می‌شود.

هم‌چنین، درخواست استعلام می‌تواند دارای دوره زمانی مشخص باشد. به‌همین دلیل باید تکلیف هرگونه اقدامی پس از پایان زمان مقرر، توسط صادرکننده درخواست، به یکی از صورت‌های زیر مشخص شود:

• شرایط به منوال قبل ادامه یافته و دوره زمانی درخواست تمدید می‌شود.
• شرایط و مشخصات و فرضیه‌ها، طی تمدید دوره زمانی دچار تغییر می‌شود.
• پس از به‌پایان رسیدن زمان مقرر، درخواست تمدید نشده و خاتمه می‌یابد.

قابل ذکر است که خریداران، در ارسال درخواست استعلام قیمت کالا برای فروشندگان و تامین‌کنندگان، هیچ‌گونه محدودیت در زمینه تعداد ارسال ندارند. هم‌چنین، هرچه مشخصات مورد درخواست، کامل‌تر و دقیق‌تر باشد، اطلاعات و قیمت‌های جامع‌تری از سوی تامین‌کنندگان به‌دست می‌آید. در نتیجه مقایسه استعلام‌ها جهت تصمیم‌گیری در راستای خرید، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام خواهد شد.