استعلام خصوصی چیست؟

استعلام خصوصی لیستی از محصولات خاص در حوزه‌ صنعت است که تنها در دسترس فروشندگان ویژه سامانه قرار دارد. این محصولات، شامل کالاهایی هستند که عرضه و تامین آن‌ها دارای سختی، محدودیت یا حساسیت است.

استعلام خصوصی، همان‌طور که از نام آن مشخص است، به‌صورت اختصاصی برای یک فروشنده ارسال می‌شود. فروشندگانی این استعلام‌ها را دریافت می‌کنند که قبل آن طی مراحلی کوتاه، ثبت نام نموده و به عضویت سامانه درآمدند. همچنین در مواردی خاص، از طریق اعلام توانمندی، دسته‌بندی محصول ویژه مورد نظر را تعریف کرده و توانایی تامین آن را اعلام نمایند. جهت انجام این کار، می‌توانید به صفحه اعلام توانمندی مراجعه نمایید.

ثبت استعلام خصوصی

ثبت استعلام خصوصی توسط خریداران، به معنای ارسال استعلام کالای خاص مورد نظرشان به فروشندگان وندور کالاهای خاص است. این فروشندگان هنگام ثبت اعلام توانمندی در حوزه کالاهای خاص، توسط سامانه بررسی و تایید شده‌اند. خریداران با ثبت این نوع استعلام به تعداد نامحدود، علاوه‌بر مشخصات و مقدار کالا، شرایط ویژه خود را نیز مطرح نمایند. این شرایط اعم از برند خاص مورد نظر، محل و زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، شرایط حمل و... است.

راهنمای ثبت استعلام خصوصی خریدار

خریداران عضو سامانه، برای ثبت استعلام خصوصی، می‌بایست از طریق انتخاب گزینه استعلام در منوی اصلی وارد صفحه استعلام‌ها شوند. در این صفحه، به‌وسیله دکمه ایجاد درخواست جدید، خریدار وارد مرحله ثبت استعلام خواهد شد. دسترسی به این صفحه از طریق گزینه استعلام و پیش‌فاکتور در صفحه پیشخوان کاربری، و سپس انتخاب دکمه ثبت استعلام جدید، نیز امکان‌پذیر است.

ثبت استعلام خصوصی، پس از درج فیلدهای موجود و اضافه نمودن پیوست‌های فنی از طریق بارگذاری فایل آغاز می‌شود. در ادامه با انتخاب دکمه افزودن کالای جدید، باید مشخصات محصول مورد نظر مانند واحد، برند، مقدار و... درج شود. توجه داشته باشید که برای ثبت استعلام به‌صورت عمومی، حتما باید دکمه اعلان عمومی در پایین صفحه غیرفعال باشد.

اگر استعلام شامل چندین ردیف محصول باشد، باید ثبت آن به‌وسیله ارسال به صورت فایل انجام گیرد. بدین ترتیب که با انتخاب همین گزینه در بالای صفحه و دانلود فایل اکسل نمونه، اطلاعات تمام محصولات در فایل درج شده و بارگذاری مجدد می‌گردد. قابل ذکر است که به‌هیچ وجه نباید تغییری در فرم دانلود شده ایجاد گردد، در غیر این صورت، فرایند بارگذاری، با خطا مواجه خواهد شد.

دریافت استعلام خصوصی توسط فروشنده

کاربران فروشنده، برای دریافت استعلام‌های خصوصی، می‌بایست دسته‌بندی کالاها را در لیست محصولات قابل عرضه در حساب کاربری خود تعریف نمایند. به‌این معنی که با اعلام توانایی فروش و تامین محصولات ویژه را از طریق انتخاب گزینه‌های موجود، اقدام به ارسال مدارک نمایند. پس از بررسی و تایید مدارک ارسالی، فروشندگان به وندور کالاهای خاص پیوسته و استعلام‌های خصوصی در این حوزه، به‌صورت اختصاصی و بدون محدودیت، برای آن‌ها ارسال می‌شود.

شرکت در استعلام خصوصی و ارسال پیشنهاد فنی و مالی

فروشندگان می‌توانند با بررسی استعلام‌های خصوصی دریافت شده، با توجه به شرایط و مهلت پاسخگویی، ابتدا پیشنهاد فنی و سپس مالی خود را ارسال نمایند. پس از تایید تمامی پیشنهادات توسط خریدار، قرارداد فروش و پرداخت انجام خواهد شد.

فروشندگان برای دسترسی به استعلام‌های خصوصی دریافت شده، باید ابتدا وارد حساب کاربری خود شوند. ورود به لیست مذکور، از طریق منوی استعلام و پیش‌فاکتور و انتخاب گزینه استعلام‌های خصوصی دریافت شده میسر است. امکان برقراری ارتباط با کارشناس خرید کالای مربوط به هر استعلام از طریق آیکون تلفن، در دسترس فروشندگان قرار دارد. اطلاع از جزئیات استعلام یا دستیابی به پیوست‌های موجود بارگذاری شده نیز، از طریق آیکون‌های پیوست و نمایش، واقع در ستون جزئیات مقدور است.

برای ارسال پیشنهاد فنی، از دستورالعمل‌های آموزشی مندرج در صفحه استعلام عمومی می‌توان استفاده نمود. بدیهی است که برای ارسال پیشنهاد فنی، تطبیق هرچه بیشتر اطلاعات ارسالی با مندرجات استعلام مورد نظر، شانس برنده شدن در استعلام را افزایش خواهد داد.

پس از تایید و پذیرش پیشنهاد فنی توسط خریدار، نتیجه پیشنهاد ارسال شده در ستون وضعیت، به حالت در انتظار قیمت خریدار تغییر می‌کند. این موضوع از طریق دریافت پیام در صندوق پیام نیز به فروشنده اعلام می‌گردد. در این مرحله، فروشندگان می‌توانند با استفاده از دستورالعمل‌های آموزشی مندرج در صفحه استعلام عمومی، مبادرت به ارسال پیشنهاد مالی نمایند. پس از پذیرش شرایط مالی توسط خریدار، وضعیت پیشنهاد ارسالی، به حالت تبدیل به پیش‌فاکتور تغییر می‌کند. در این وضعیت خریدار اقدام به بررسی قیمت ارائه شده می‎نماید و در صورت تایید قیمت، طرفین وارد مرحله فروش خواهند شد.